עסקים תחרותיים נמצאים בתהליך קבוע של התייעלות וחיפוש הזדמנויות חדשות, לשיפור תפקודם. אם אתם בעלי חברת ניקיון גדולה, האם שקלתם את תועלות השימוש, בכלי עזר להקלטת שיחות?
להיות בעניינים
פעמים רבות, בעיקר בחברות גדולות, ההנהלות לא יודעות בדיוק מה מתרחש בשטח. הדבר נובע מסיבות לגיטימיות – אין זמן ויכולת לחברי הנהלה, להימצא כל הזמן בשטח או לבדוק דברים מקרוב. למשל, בכל הנוגע לשיחות שמנהלים העובדים עם גורמים שמחוץ לעסק ובעיקר עם לקוחות. באמצעות שירות שמאפשר לשמוע שיחות עם לקוחות, ניתן לגשר על הפער הזה. מדובר על שירות הקלטת שיחות, אשר מהווה אחת מהיכולות המתקדמות, במסגרת מרכזיה וירטואלית. למעשה, יש לו תועלות רבות נוספות, גם מעבר להיבט שהזכרנו כרגע.
התועלות הרבות
שרות הקלטות שיחה, יסייע לכם בין השאר ב:
שיפור השרות – מעקב אחרי תפקוד העובדים במענה הטלפוני, באופן שיכול לסייע לשפר אותו בהתמדה.
תיעוד – כל שיחה שאתם רוצים לתעד, גם אם יש ספק, תוכלו בקלות לתעד ליתר בטחון.
שימור לקוחות – ניתוח שיחות, עשוי להצביע על מצבים שבהם לקוחות עומדים בפני נטישת החברה. כמו כן, הוא מסייע לשנות את אופן התקשורת מולם, כך שתוכלו לקדם "שימור לקוחות".
קל יותר מרישום – הקלטה היא פתרון קל יותר, ביחס לרישום של טקסט השיחה.
מפנה את תשומת ליבכם – הקלטה גם מאפשרת לכם להתפנות לשיחה באופן מלא.
למצות השקעה במרכזיה – אם תרכשו שירותי מרכזיה וירטואלית, השימוש בתכונת ההקלטה יסייע לכם למצות השקעה זו.
תפעול השרות
תפעול שרות הקלטות כזה, הוא דבר קל למדי. לא מדובר על טייפ הקלטה שיש לחבר במיוחד לשם ההקלטה או משהו בדומה לזה. זו תהיה תכונה מובנית במערכת הטלפוניה שלכם, אשר תוכלו להפעיל במהירות ובקלות. היבט הקלות הוא למעשה היבט משמעותי מאוד. זאת, מאחר שהוא תורם לפרודוקטיביות העובדים ולפרודוקטיביות שלכם כמנהלים. ישנה תופעה ידועה, לפיה הליכי עבודה חדשים שהם מורכבים יחסית, נוטים להידחות על ידי עובדים ומנהלים. ככל שהעניין פשוט, וכך זה אכן במקרה ההקלטה, גובר הסיכוי שהשימוש בהקלטה יאומץ באופן נרחב לצורך שיפור השירות. דמיינו למשל מצב, שבו לקוח מתקשר ויש לו תלונה חמורה מסוג מסוים. ייתכן ובצדק, שתרצו לתעד היטב את המתרחש. יכולת הקלטה פשוטה, תקל עליכם לעשות זאת. דוגמה נוספת, היא שיחת ועידה רבת משתתפים שאתם עורכים. אם זו למעשה פגישה עסקית שחשובה לכם לתיעוד, יהיה פשוט יותר להקליט אותה.
את הקבצים המוקלטים ניתן כמובן לאחסן בצורה מסודרת וקלה להתמצאות. ניתן גם לבצע בתוכם חיפוש דרך המערכת. גיבוי יספק שכבה נוספת של הגנה על המידע.
בכדי לספק הוכחה
אגב, מבחינת החוק, מותר לכם להקליט שיחה, כאשר אתם צד לשיחה. כלומר עובדי העסק רשאים להקליט עבור העסק שיחות עם לקוחות, גם מבלי לידע את הלקוח. נקודה זו, משתלבת בתועלת נוספת של ההקלטות – היכולת להקליט שיחה למטרות הוכחה עתידית של קיום השיחה ותוכנה. תוכלו לעשות מה שעושים עסקים רבים – להשמיע ללקוחות ממתינים הודעה בנוסח "חלק מהשיחות מוקלטות לצורך..". אם כי, כאמור, אין זו חובה. סכסוכים שונים, הם דבר נפוץ בעולם העסקים. בעוד שפתרונם עשוי להיות יקר בפני עצמו, הקלטה מהווה אמצעי עזר זול במיוחד, שעשוי לעתים לתרום לכם רבות בהקשר כזה.
לסיכום
כדאי לשקול להשתמש בשירות הקלטת השיחות בחברת הניקיון שלכם. התועלות רבות, העלויות לא גבוהות והשימוש פשוט וקל!
